Mitarbeiter (m/w/d) kaufmännische Verwaltung & Office Management

Aufgaben:

Personalmanagement & Administration

• Kontrolle der Arbeitszeiten sowie Nachverfolgung von Fehlzeiten

• Kommunikation mit unserem Steuerbüro zur monatlichen Gehaltsabrechnung

• Verwaltung relevanter Personalunterlagen

Finanz- und Rechnungswesen

• Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Prüfung auf sachliche Richtigkeit und Abstimmung mit den jeweiligen Fachbereichen

• Auftragsmanagement, fortlaufende Abrechnungsvorbereitung und monatliche Rechnungserstellung

• Durchführung von Überweisungen, Kontrolle offener Posten, Zuordnung von Zahlungen sowie Durchführung des Mahnwesens

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

• Kompetenter Ansprechpartner für Rückfragen im Tagesgeschäft

• Klärung laufender Fragestellungen in enger Abstimmung

• Begleitung der monatlichen BWA und Vorbereitung des Jahresabschlusses

Organisation & Kommunikation

• Pflege unseres CRM-Systems

• Allgemeine Büroorganisation und Sicherstellung reibungsloser Abläufe

• Entgegennahme von Telefonaten sowie professionelle Betreuung und Bewirtung unserer Gäste

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei Sonderprojekten

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Schulausbildung mit Abitur

• Grundlegende Englischkenntnisse

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position

• Strukturierte, zuverlässige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise

• Freude an der Arbeit im Büro

• Hohe Serviceorientierung und Organisationsstärke

• Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit als zentrale persönliche Eigenschaften

Benefits:

• Ein dynamisches, herzliches Team mit ausgeprägtem Wir-Gefühl

• Spannende Kundenprojekte und ein abwechslungsreiches Umfeld

• Moderne und attraktive Büroräume im Medienviertel von Köln-Mülheim

• Sehr gute Erreichbarkeit per ÖPNV sowie verfügbare Parkmöglichkeiten

• Arbeitgeberfinanzierte vermögenswirksame Leistungen (voller Satz)

• Die Möglichkeit, einen Anteil der Arbeitszeit im Homeoffice zu leisten